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Meldepflichten
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Meldepflichten

Meldung zur Sozialversicherung

Sie beschäftigen einen oder mehrere Arbeitnehmer. Ihre Beschäftigten sind sozialversicherungspflichtig. Damit Sie diese Leistungsansprüche bei den Versicherungsträgern geltend machen können, ist es nötig, dass sie dort gemeldet werden. Diese Meldepflicht hat in der Sozialversicherung der Arbeitgeber, also Sie. Dies gilt auch für versicherungsfreie geringfügige Beschäftigungen.

 

Meldungen: Rückseite des Vordrucks geändert

Der Vordruck "Meldung zur Sozialversicherung" ist allgemein bekannt. Immer, wenn es darum geht, sozialversicherungsrechtlich Relevantes der Einzugsstelle mitzuteilen, müssen sich die Arbeitgeber dieses Vordrucks bedienen. (Das gute alte Sozialversicherungsnachweisheft hat ja bekanntlich längst ausgedient.)
Denjenigen, die die Meldungen noch nicht ausschließlich über die EDV erstellen, sondern das Formular hand- oder maschinenschriftlich ausfüllen, dient die Rückseite als große Hilfe. Hier finden sich Erläuterungen zu den Schlüsseln für

  • Abgabegründe
  • Personengruppen
  • Staatsangehörigkeiten und
  • Beitragsgruppen.

Ohne dass der Vordruck an sich geändert wurde, ist die Rückseite inzwischen redaktionell überarbeitet worden. Die neuesten Vordrucke erkennt man daran, dass in der Beschreibung für den Abgabegrund "52" nun nicht mehr von der "Unterbrechungsmeldung wegen Erziehungsurlaub", sondern von der "Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit" gesprochen wird. Außerdem wurden die neuen Abgabegründe "55" und "56" aufgenommen.

Formular zum Download als PDF-Datei

Meldetatbestände

In folgenden Fällen haben Sie für Ihre versicherungspflichtigen und geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer Meldungen zu erstellen:

  • Beginn der Beschäftigung

  • Ende der Beschäftigung 

  • Unterbrechung der Beschäftigung 

  • Ende des Kalenderjahres

  • Namensänderungen (z.B. Hochzeit oder Scheidung)

  • Änderung der Staatsangehörigkeit

  • Zahlung von Einmalzahlungen (z.B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld)

  • Änderungen im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis

  • Stornierung von fehlerhaften Meldungen

  • Überlassung von Leiharbeitnehmern

Meldevordruck

Es gibt für diese o.a. Meldetatbestände nur noch einen einzigen Meldevordruck (Ausnahme: Überlassung von Leiharbeitnehmern). Dabei handelt es sich um einen so genannten Dreifachsatz. Das Original (Deckblatt) senden Sie an die zuständige Krankenkasse. Die Meldungen für geringfügig Beschäftigte sind jeweils der Krankenkasse einzureichen, bei der der geringfügig Beschäftigte versichert ist (z.B. familienversichert). Sofern der geringfügig Beschäftigte nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist, hat die Meldung gegenüber der Krankenkasse zu erfolgen, bei der zuletzt eine Versicherung bestanden hat; war der geringfügig Beschäftigte noch nie in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert, kann der Arbeitgeber die Meldung bei einer der Krankenkassen einreichen, die vom Beschäftigten bei Krankenversicherungspflicht gewählt werden könnte. Je eine Durchschrift ist für Sie und Ihren Arbeitnehmer bestimmt. Nehmen Sie Ihr Exemplar zu Ihren Lohnunterlagen.

Das DIN-A4-Formular erhalten Sie kostenlos bei den Krankenkassen. Der Vordruck kann auch mit Hilfe automatischer Einrichtungen (z.B. PC) erstellt werden. Voraussetzung ist hierfür, dass Inhalt und Aufbau dem vorgegebenen Meldevordruck entsprechen.

Der Vordruck sollte maschinenschriftlich ausgefüllt werden. Bei handschriftlichen Ausfüllungen sind die Druckbuchstaben zu verwenden. Achten Sie darauf, dass die Eintragungen sowohl auf der Erstschrift als auch auf den Durchschlägen gut lesbar ist. Korrekturen und Rasuren sind nicht zulässig. Gegebenenfalls ist ein unbrauchbar gewordener Vordruck zu vernichten und eine neue Meldung auszufüllen.

Allgemeine Angaben

In den ersten fünf Zeilen des Meldevordrucks sind die " Allgemeinen Angaben" auszufüllen. Die einzutragende Versicherungsnummer ist dem Sozialversicherungsausweis  zu entnehmen. Wenn keine Versicherungsnummer angegeben werden kann, sind für die Vergabe der Versicherungsnummer (im unteren Bereich des Meldevordrucks) der Geburtsname, der Geburtsort und das Geburtsdatum (Tag und Monat mit je zwei Stellen, Jahr mit vier Stellen) anzugeben und das entsprechende Geschlecht anzukreuzen. Außerdem ist der vom Statistischen Bundesamt festgelegte Staatsangehörigkeitsschlüssel einzutragen. Die häufig vorkommenden Staatsangehörigkeitsschlüssel sind auf der Rückseite des Meldevordrucks angegeben. Deutsch wird mit 000 verschlüsselt. In " Zweifelsfällen" können folgende Schlüssel für Sie interessant sein: " staatenlos" 997, " ungeklärt" 998, " ohne Angaben" 999.

Praxis-Tipp

Eine Meldung ohne Versicherungsnummer ist nur bei Anmeldungen zulässig. Bei allen anderen Meldungen muss die Versicherungsnummer vorher bei der Krankenkasse erfragt werden.

Um Rückfragen der Krankenkasse zu erleichtern, kann – allerdings freiwillig – die Personalnummer des Beschäftigten eingetragen werden.

Bei einer Anmeldung ist stets die Anschrift einzutragen. Eine Änderung der Anschrift ist erst mit der nächsten zu erstattenden Meldung mitzuteilen.

Grund der Abgabe

Auf jeder Meldung ist in der sechsten Zeile der " Grund der Abgabe" anzugeben.

Bei An-, Ab- und Entgeltmeldungen ist der aus der Rückseite der Durchschrift des Meldevordrucks ersichtliche Abgabegrund, der auf den zu meldenden Sachverhalt zutrifft, einzutragen.

Die Schlüsselzahlen für die Abgabegründe sind ab dem 1. Januar 1999 zweistellig. Die Meldesachverhalte wurden stärker untergliedert, um den unterschiedlichen Anlässen gerecht zu werden, was zu einer erheblichen Ausweitung der Abgabegründe geführt hat. Treffen in einer Meldegruppe mehrere Tatbestände und damit Abgabegründe zu, ist der niedrigere Schlüssel zu verwenden.

Art der Meldung

Abgabegrund

Anmeldungen

10

Beginn der Beschäftigung

 

11

Krankenkassenwechsel

 

12

Beitragsgruppenwechsel

 

13

Sonstige Gründe

Abmeldungen

30

Ende der Beschäftigung

 

31

Krankenkassenwechsel

 

32

Beitragsgruppenwechsel

 

33

Sonstige Gründe

 

34

Ende einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nach einer Unterbrechung von länger als einem Monat

 

35

Arbeitskampf von länger als einem Monat

 

36

Wechsel des Entgeltabrechnungssystems

 

40

Gleichzeitige An- und Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung

 

49

Abmeldung wegen Tod

Jahres-, Unterbrechungs- und Sondermeldungen

50

Jahresmeldung

51

Unterbrechung wegen des Bezuges von Entgeltersatzleistungen

 

52

Unterbrechung wegen Elternzeiten

 

53

Unterbrechung wegen gesetzlicher Dienstpflicht

 

54

Sondermeldung wegen einmalig gezahltem Arbeitsentgelt

Meldung in Insolvenzfällen

70

Jahresmeldung für freigestellte Arbeitnehmer

 

71

Meldung des Vortages der Insolvenz/Freistellung

 

72

Entgeltmeldung zum rechtlichen Ende der Beschäftigung

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Sachverhalte, die Anlass für eine Meldung sind, und nennt die dazugehörigen Abgabegründe:

Sachverhalt

Abgabe-

grund

Meldeart

Aufnahme einer versicherungspflichtigen oder geringfügigen Beschäftigung

10

Anmeldung

Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung

30

Abmeldung

Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung wegen Tod

49

Abmeldung

Beginn und Ende einer versicherungspflichtigen oder geringfügigen Beschäftigung, wenn zum Zeitpunkt der Abmeldung noch keine Anmeldung abgegeben wurde

40

An- und Abmeldung

Krankenkassenwechsel bei fortbestehendem Beschäftigungsverhältnis

31

Abmeldung

11

Anmeldung

Beitragsgruppenwechsel bei fortbestehendem Beschäftigungsverhältnis

32

Abmeldung

12

Anmeldung

Jahresmeldung für das abgelaufene Kalenderjahr

50

Jahresmeldung

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt als Sondermeldung

54

Sondermeldung

Unterbrechung der Beschäftigung ohne Fortzahlung des Arbeitsentgelts für mindestens einen Kalendermonat wegen des Bezuges z.B. von Kranken- und Mutterschaftsgeld

51

Unterbrechungsmeldung

Unterbrechung der Beschäftigung wegen Elternzeiten

52

Unterbrechungsmeldung

Unterbrechung der Beschäftigung wegen Ableistung der gesetzlichen Dienstpflicht von mehr als einem Kalendermonat

53

Unterbrechungsmeldung

Kann eine flexible Arbeitszeitregelung (etwa eine Vereinbarung über Altersteilzeitarbeit nach dem so genannten Blockmodell) nicht ordnungsgemäß bis zu ihrem vereinbarten Ende durchgeführt werden, so wird der dafür verantwortliche Grund als "Störfall" bezeichnet. Aus dem folglich nicht mehr vereinbarungsgemäß verwendbaren Wertguthaben sind umgehend Beiträge zu entrichten. Seit dem 1. Januar 2001 ist eine besondere Meldung (Grund der Abgabe = "55") mit dem zur Rentenversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelt abzugeben. Als Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppenschlüssel sind die Schlüssel anzugeben, die bei dem Versicherten zum Zeitpunkt des "Störfalls" zutreffen. 55 Sondermeldung
Die Abgabegründe für Meldungen in der Sozialversicherung sind noch um einen weiteren meldepflichtigen Tatbestand erweitert worden. Es handelt sich dabei um den Abgabegrund "56", mit dem die Meldung des Unterschiedsbetrags bei Entgeltersatzleistungen während Altersteilzeitarbeit erfolgt. 56 Sondermeldung

Unterbrechung der Beschäftigung ohne Fortzahlung des Arbeitsentgelts von mehr als einem Monat

   
  • z.B. wegen unbezahlten Urlaubes

34

Wiederanmeldung

13

Abmeldung

  • wegen Arbeitskampfes

35

Abmeldung

13

Wiederanmeldung

Wechsel von einer geringfügig entlohnten in eine kurzfristige Beschäftigung oder umgekehrt

30

Abmeldung

10

Anmeldung

Beginn der Beschäftigung nach Ende der Berufsausbildung beim gleichen Arbeitgeber

   
  • ohne Beitragsgruppenwechsel

33

Abmeldung

13

Anmeldung

  • mit Beitragsgruppenwechsel

32

Abmeldung

12

Anmeldung

Beginn einer Beschäftigung nach dem Altersteilzeitgesetz beim gleichen Arbeitgeber

   
  • ohne Krankenkassenwechsel
    und ohne Beitragsgruppenwechsel

33

13

Abmeldung

Anmeldung

  • mit Krankenkassenwechsel,
    ggf. auch Beitragsgruppenwechsel

31

11

Abmeldung

Anmeldung

  • mit Beitragsgruppenwechsel

32

Abmeldung

 

12

Anmeldung

Wechsel des

36

Abmeldung

Entgeltabrechnungssystems beim Arbeitgeber

13

Anmeldung

Wechsel einer Betriebsstätte von den alten in die neuen Bundesländer (Rechtskreiswechsel) oder umgekehrt beim gleichen Arbeitgeber

   
  • ohne Krankenkassenwechsel

33

Abmeldung

 

13

Anmeldung

  • mit Krankenkassenwechsel

31

Abmeldung

 

11

Anmeldung

Praxis-Beispiel

Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung

2.1.1997

Wechsel von einer Ersatzkasse zur Betriebskrankenkasse zum

1.1.2000

Abmeldung bei der Ersatzkasse zum

31.12.1999

mit Abgabegrund

31

Anmeldung bei der Betriebskrankenkasse zum

1.1.2000

mit Abgabegrund

11


Praxis-Beispiel

Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung

1.3.2000

Unvorhersehbares Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung

5.3.2000

An- und Abmeldung auf einem Meldevordruck mit Abgabegrund

40


Kontrollmeldung/Sofortmeldung/Namensänderung/Änderung der Staatsangehörigkeit

Bei Kontrollmeldungen, Sofortmeldungen, Namensänderungen und Änderungen der Staatsangehörigkeit wird das entsprechende Feld angekreuzt.

Eine Kontrollmeldung ist unverzüglich fällig, wenn der Arbeitnehmer den Sozialversicherungsausweis bei Beginn der Beschäftigung nicht vorgelegt hat und dies auch nicht binnen drei Tagen nachholt.

Dies gilt nicht:

  • für Beschäftigte im Schaustellergewerbe,
  • beim Auf- oder Abbau von Messen und Ausstellungen sowie
  • für Beschäftigte in der Land- und Forstwirtschaft.

In folgenden Branchen ist eine Sofortmeldung – spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme – an die Krankenkasse, die die Versicherung durchführt, zu erstatten:

  • Bau-, Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe
  • Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personen- und Güterbeförderungsgewerbe.

Beschäftigungszeit

Bei einer Anmeldung ist das Datum des Beginns der Beschäftigung mit Tag und Monat mit jeweils zwei Ziffern, das Jahr ist mit vier Ziffern einzutragen. Ist der Tag oder Monat nur einstellig, wird vor die Ziffer eine Null geschrieben.

Wird der Vordruck als Abmeldung, Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung, Meldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt oder als Meldung für geringfügig Beschäftigte verwendet, sind die Felder wie folgt auszufüllen:

Eingetragen wird der Zeitraum der Beschäftigung während eines Kalenderjahres. Dabei ist der Zeitraum bis zum Tag vor der Änderung oder Unterbrechung oder bis zum Ende der Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt, der Berufsausbildung oder der Altersteilzeitarbeit zu melden. Bei mehreren Meldungen für Zeiträume desselben Kalenderjahres dürfen bereits gemeldete Zeiträume nicht erneut gemeldet werden.

Praxis-Beispiel

Beschäftigung vom 15.7.2001 bis 14.7.2002. Zu meldender Zeitraum auf der Abmeldung: 1.1.2002 bis 14.7.2002.


Betriebsnummer des Arbeitgebers

Vom örtlich zuständigen Arbeitsamt erhalten Sie – auf Antrag – die Betriebsnummer für Ihre jeweilige Betriebsstätte. Bei mehreren Betriebsnummern wird die der tatsächlichen Betriebsstätte eingetragen.

Personengruppe

Es ist der auf der Rückseite des Meldevordrucks angegebene Personengruppenschlüssel zu nennen, der auf die zu meldende Beschäftigung zutrifft. Kommen mehrere Schlüsselzahlen in Betracht, ist die niedrigste zu wählen. Eine neue Meldung ist auch dann einzureichen, wenn sich im Laufe einer Beschäftigung nur der Personengruppenschlüssel ändert. Der Personengruppenschlüssel " 102" für Auszubildende hat immer Vorrang.

Schlüs- selzahl

Personenkreis

Erläuterung

101

Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale

Beschäftigte, die kranken-, pflege-, renten- oder arbeitslosenversicherungspflichtig sind oder für die Arbeitgeberanteile zur Renten- oder Arbeitslosenversicherung zu zahlen sind

102

Auszubildende

Personen, die eine betriebliche Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf durchlaufen oder die Ausbildung für einen Beruf erlernen, die üblich oder anerkannt ist

103

Beschäftigte in Altersteilzeitarbeit

Beschäftigung nach dem Altersteilzeitgesetz

104

Hausgewerbetreibende

Personen, die in eigener Arbeitsstätte im Auftrag anderer tätig sind

105

Praktikanten

Personen, die eine in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebene berufspraktische Tätigkeit im Rahmen eines Praktikums verrichten

106

Werkstudenten

Studenten, die eine Beschäftigung ausüben und darin kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei sind

107

Personen in Einrichtungen der Jugendhilfe oder in Werkstätten für Behinderte

Personen, die für eine Erwerbstätigkeit befähigt werden sollen oder in Einrichtungen tätig sind

108

Bezieher von Vorruhestandsgeld

 

109

Geringfügig entlohnte Beschäftigung nach § 8 (1) Nr.1 SGB IV

1999: Geringfügig Beschäftigte bis 325 EUR (bis zum 31.12.2001: 630 DM) monatlich und weniger als 15 Wochenstunden

110

Kurzfristig Beschäftigte nach § 8 (1) Nr.2 SGB IV

Geringfügig Beschäftigte mit einer Befristung auf zwei Monate oder 50 Arbeitstage

112

Mitarbeitende Familienangehörige in der Landwirtschaft

Ohne Auszubildende

113

Nebenerwerbslandwirte

Personen, die neben der Bewirtschaftung einer Landwirtschaft in einem abhängigen Dauerarbeitsverhältnis stehen

114

Nebenerwerbslandwirte (saisonal beschäftigt)

Personen, die neben der Bewirtschaftung einer Landwirtschaft eine befristete Beschäftigung ausüben

116

Ausgleichsgeldempfänger nach dem FELEG

Ehemalige Landwirte und rentenversicherungspflichtig mitarbeitende Familienangehörige

118

Unständig Beschäftigte

Versicherungspflichtige Beschäftigung, die auf weniger als eine Woche befristet ist

119

Versicherungsfreie Altersvollrentner und Versorgungsbezieher wegen Alters

Personen, die eine Altersrente aus der gesetzlichen Rentenversicherung oder einer berufsständischen Versorgungseinrichtung beziehen

140

Seeleute

Ohne Lotsen

141

Auszubildende in der Seefahrt

Wie Schlüssel 102

142

Seeleute in Altersteilzeitarbeit

Wie Schlüssel 103

143

Seelotsen

Rentenversicherungspflichtig Selbständige

Die Schlüssel " 102" , " 105" und " 141" haben wegen der Auswirkungen auf die Rentenversicherung immer Vorrang. Der Vorrang gilt auch für die Schlüssel " 109" und " 110" .

Praxis-Beispiel

Aufnahme eines gewerblichen Ausbildungsberufs

1.8.1996

Beendigung der Berufsausbildung und Übernahme

31.7.1999

ins Angestelltenverhältnis

1.8.1999

Abmeldung mit Abgabegrund

32

Personengruppenschlüssel bei der Abmeldung

102

Anmeldung mit Abgabegrund

12

Personengruppenschlüssel bei der Anmeldung

101


Praxis-Beispiel

Aufnahme einergeringfügig entlohnten Beschäftigung

1.8.1999

Anmeldung mit Abgabegrund

10

Personengruppenschlüssel bei der Anmeldung

109


Mehrfachbeschäftigung

Ankreuzfeld, wenn der Arbeitnehmer Beschäftigungen bei mehreren Arbeitgebern ausübt.

Betriebsstätte

Angekreuzt wird das Feld " West" , wenn es sich um eine Beschäftigung in den alten Bundesländern einschließlich West-Berlin handelt; das Feld " Ost" ist anzukreuzen, wenn eine Beschäftigung in den neuen Bundesländern einschließlich Ost-Berlin ausgeübt wird.

Beitragsgruppen

In diesen Feldern ist der Beitragsgruppenschlüssel zu notieren, der auf die Beschäftigung zutrifft. Bei " Meldungen für geringfügig Beschäftigte" sind ab dem 1.4.1999 ebenfalls Beitragsgruppen einzutragen. Seit diesem Zeitpunkt ist diese Personengruppe in das Meldeverfahren integriert worden.

Die Grundstruktur des bisherigen Beitragsgruppenschlüssels ist erhalten geblieben. Neu zum 1.1.1999 ist jedoch die Erweiterung um den vierten Zweig, die " Pflegeversicherung" , sowie die Möglichkeit, in der Krankenversicherung Firmenzahler mit der Beitragsgruppe " 9" zu kennzeichnen. Der Beitragsgruppenschlüssel setzt sich wie folgt zusammen:

  • Erste Stelle

    Krankenversicherung

    Beitragsgruppe

    Kein Beitrag

    0

    Allgemeiner Beitrag

    1

    Erhöhter Beitrag

    2

    Ermäßigter Beitrag

    3

    Beitrag zur landwirtschaftlichen Krankenversicherung

    4

    Arbeitgeberbeitrag zur landwirtschaftlichen Krankenversicherung

    5

    Pauschaler Beitrag für geringfügig entlohnte Beschäftigte

    6

    Freiwillige Krankenversicherung Firmenzahler

    9

 
  • Zweite Stelle

    Rentenversicherung

    Beitragsgruppe

    Kein Beitrag

    0

    Voller Beitrag zur Arbeiterrentenversicherung

    1

    Voller Beitrag zur Angestelltenrentenversicherung

    2

    Halber Beitrag zur Arbeiterrentenversicherung

     

    – nur Arbeitgeberanteil

    3

    Halber Beitrag zur Angestelltenrentenversicherung

     

    – nur Arbeitgeberanteil

    4

    Pauschaler Beitrag für geringfügig entlohnte Beschäftigte

     

    – Arbeiter

    5

    – Angestellter

    6

 
  • Dritte Stelle

    Arbeitslosenversicherung

    Beitragsgruppe

    Kein Beitrag

    0

    Voller Beitrag

    1

    Halber Beitrag - nur Arbeitgeberanteil

    2

 
  • Vierte Stelle

    Pflegeversicherung

    Beitragsgruppe

    Kein Beitrag

    0

    Voller Beitrag

    1

    Halber Beitrag

    2

 

Praxis-Beispiel

Aufnahme einer Beschäftigung in einem Angestelltenverhältnis

Beitragsgruppen

KV

RV

ALV

PV

 

1

2

1

1


Praxis-Beispiel

Aufnahme einer Beschäftigung in einem Angestelltenverhältnis,

Krankenversicherungsfrei, freiwilliges Mitglied der Krankenkasse, Beitragsabführung durch den Arbeitgeber

Beitragsgruppen

KV

RV

ALV

PV

 

9

2

1

1


Praxis-Beispiel

Aufnahme einer Beschäftigung in einem Angestelltenverhältnis

Krankenversicherungsfrei, freiwilliges Mitglied der Krankenkasse, Beitragszuschuss wird durch Arbeitgeber an den Beschäftigten ausgezahlt; dieser führt die Beiträge ab

Beitragsgruppen

KV

RV

ALV

PV

 

0

2

1

0


Praxis-Beispiel

Aufnahme einer geringfügig entlohnten Beschäftigung in einem Angestelltenverhältnis

versicherungsfrei, familienversichert in der gesetzlichen Krankenkasse

Beitragsgruppen

KV

RV

ALV

PV

 

6

5

0

0


Praxis-Beispiel

Aufnahme einer geringfügig entlohnten Beschäftigung in einem Angestelltenverhältnis

versicherungsfrei, privat krankenversichert auf Rentenversicherungsfreiheit verzichtet

Beitragsgruppen

KV

RV

ALV

PV

 

0

2

0

0


Praxis-Beispiel

Aufnahme einer kurzfristigen Beschäftigung

Beitragsgruppen

KV

RV

ALV

PV

 

0

0

0

0


Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt

Hier wird das Bruttoarbeitsentgelt eingetragen, für das in dem angegebenen Zeitraum Beiträge oder Beitragsanteile entrichtet wurden oder zu entrichten waren; die in dem Zeitraum geltende Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung der Arbeiter und der Angestellten ist zu beachten.

Die bisherigen Rundungsvorschriften gelten auch in Zukunft. Pfennig-Beträge (Cent-Beträge) von mehr als 49 werden nach oben, von weniger als 50 nach unten auf volle Deutsch-Mark-Beträge (Euro-Beträge) gerundet. Der Entgeltbetrag wird mit sechs Ziffern eingetragen; bei Entgeltbeträgen von weniger Stellen sind die fehlenden Stellen mit Nullen in der Weise auszufüllen, dass diese den Ziffern, die den Entgeltbetrag kennzeichnen, vorangestellt werden. Ist kein Arbeitsentgelt einzutragen, sind Nullen anzugeben.

Praxis-Beispiel

Josef Müller verdiente vom 1.1. bis 30.9. 19.000 EUR. Es sind in der Abmeldung als Bruttoarbeitsentgelt 19.000 EUR anzugeben:

Als " beitragspflichtiges Arbeitsentgelt" wird bei geringfügig Beschäftigten das Entgelt eingetragen, von dem Pauschalbeiträge entrichtet worden sind. Hat der Geringfügige auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet, wird das Arbeitsentgelt angegeben, von dem Rentenversicherungsbeiträge gezahlt worden sind, mindestens also pro Monat 155 EUR (bis 31.12.2001: 300 DM). Bei Abmeldungen für kurzfristig Beschäftigte ist das Entgelt mit " 000 000" anzugeben,

Stornierung einer bereits abgegebenen Meldung

Fehlerhaft abgegebene Meldungen müssen storniert und gegebenenfalls in richtiger Form erneut erstattet werden. Die ursprünglichen Daten sind einzutragen.

Die neue (richtige) Meldung kann mit der Stornierung auf einem Vordruck kombiniert werden. Namensänderungen, Änderungen der Staatsangehörigkeit, Anschriftenänderungen sowie Sofort-/Kontrollmeldungen können nicht storniert werden. Die Daten müssen neu gemeldet werden und überlagern die alten.

  • Namensänderung
    Die Änderung des Namens eines Beschäftigten ist unverzüglich zu melden.
  • Änderung der Staatsangehörigkeit
    Hier ist der neue Staatsangehörigkeitsschlüssel einzutragen, falls sich die Staatsangehörigkeit eines nicht geringfügig Beschäftigten geändert hat.
  • Nur bei erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung von nichtdeutschen Bürgern des Europäischen Wirtschaftsraumes
    Anzugeben ist das Geburtsland (Staatsangehörigkeitsschlüssel) sowie – falls bekannt – die dort vergebene Versicherungsnummer.
  • Name der Krankenkasse
    Es ist der Name der zuständigen Krankenkasse eintragen.
  • Datum, Name, Anschrift des Arbeitgebers (Firmenstempel)
    Die entsprechenden Felder müssen ausgefüllt werden; eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Meldefristen

Beginn der Beschäftigung

Anmeldung innerhalb von zwei Wochen

Jeder Arbeitnehmer, der eine Beschäftigung aufnimmt und in mindestens einem Zweig der Sozialversicherung versicherungspflichtig ist oder für den Sie Beitragsanteile zur Rentenversicherung oder Arbeitslosenversicherung zu entrichten haben, ist innerhalb von zwei Wochen bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden.

Kontrollmeldung bei Nichtvorlage des Versicherungsausweises

Sie müssen sich bei Beginn einer Beschäftigung den Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers vorlegen lassen. Sollte dies Ihrem neuen Arbeitnehmer nicht innerhalb von 3 Tagen möglich sein, sind Sie unverzüglich zur Abgabe einer Kontrollmeldung auf dem Meldevordruck verpflichtet, zusätzlich zur " normalen" Anmeldung.

Praxis-Tipp

Beachten Sie dabei die kürzere Meldepflicht für die Kontrollmeldung (4 Tage nach Beschäftigungsbeginn)!

Praxis-Beispiel

Am 1. eines Monats nimmt Herr Meier eine Beschäftigung in Ihrer Firma auf. Er legt Ihnen keinen Sozialversicherungsausweis vor. Er holt die Vorlage auch nicht innerhalb von 3 Tagen nach. Sie sind nun verpflichtet, unverzüglich, also am 4.Tag (falls dies ein arbeitsfreier Tag ist, am nächsten Arbeitstag), eine Kontrollmeldung an die zuständige Krankenkasse zu schicken. Füllen Sie zu diesem Zeitpunkt bereits den Meldevordruck aus und übersenden ihn der Krankenkasse. Durch das Ankreuzen im Feld " Kontrollmeldung" sind Sie dann mit einer Meldung zwei Meldeverpflichtungen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist nachgekommen.

Die Einhaltung der Meldepflicht ist bei Nichtvorlage des Sozialversicherungsausweises für Sie besonders wichtig. Arbeitgeber, die die Kontrollmeldung vorsätzlich oder grob fahrlässig unterlassen, haben dem Sozialversicherungsträger zu Unrecht erbrachte Leistungen zu erstatten.

Praxis-Tipp

Bei Vorlage eines Sozialversicherungsausweises brauchen Sie keine Kontrollmeldung auszustellen. Damit Ihnen niemand, vor allem das Arbeitsamt, Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorwerfen kann (mit den damit verbundenen finanziellen Konsequenzen), dokumentieren Sie die Vorlage bzw. Einsichtnahme in den Sozialversicherungsausweis. Nehmen Sie einen entsprechenden Nachweis zu den Lohnunterlagen. Dies kann erfolgen z.B. durch:

  • Anfertigung einer Kopie des Ausweises
  • Aufzeichnen der Vordrucknummer des Ausweises.

Beschäftigte im

  • Baugewerbe,
  • Schaustellergewerbe,
  • Gebäudereinigungsgewerbe,
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • Personen- und Güterbeförderungsgewerbe

haben den Sozialversicherungsausweis mitzuführen und auf Verlangen den Behörden (z.B. bei Baustellenkontrollen zur Bekämpfung der Schwarzarbeit) vorzulegen.

Eine Ausnahme gilt für ausländische in die BRD entsandte Arbeitnehmer. Da diese Beschäftigten in Deutschland nicht sozialversicherungspflichtig werden, erhalten sie keinen Sozialversicherungsausweis. Die AOK stellt Ersatzausweise aus, die der ausländische Arbeitnehmer mitzuführen hat. Entsandte Werkvertragsarbeitnehmer sind von der Ersatzausweispflicht ausgenommen. Statt dessen übernimmt die von der Arbeitsverwaltung zu erteilende Arbeitserlaubnis die Funktion des Ersatzausweises.

Angaben zur Tätigkeit

Mit dem Betriebsnummernschlüssel erhalten Sie vom Arbeitsamt das Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit. Der Schlüssel besteht aus dem Teil A " Ausgeübte Tätigkeit" sowie aus den Teilen B1 " Stellung im Beruf" und B2 " Ausbildung des Versicherten" . Er ist zur Zeit fünfstellig und linksbündig einzutragen (die letzten vier Felder bleiben leer); allerdings ist eine Erweiterung auf einen neunstelligen Schlüssel beabsichtigt. Die Schlüsselzahlen haben sich im Vergleich zum bekannten Meldeverfahren nicht geändert.

Im Teil A (1.–3.Feld) ist die 3stellige Schlüsselzahl einzutragen. Das Schlüsselverhältnis ist beim Arbeitsamt erhältlich. Wird der Beginn der Versicherung aufgrund von Vorruhestandsgeld gemeldet, so wird hier " 995" eingesetzt.

Das Teil B (4. und 5.Feld) ist immer zweistellig auszufüllen. Die erste Stelle soll Auskunft geben über die Stellung im Beruf, die zweite Stelle über die Ausbildung Ihres Arbeitnehmers. Dafür sind folgende Verschlüsselungen vorgesehen:

Stellung im Beruf (4. Feld)

-

Vollbeschäftigter Arbeitnehmer (tarifliche oder arbeitsvertraglich vereinbarte Arbeitszeit)

 

-

Auszubildender (Lehrling, Anlernling, Prakikant, Volontär)

0

-

Arbeiter, der nicht als Facharbeiter tätig ist

1

-

Arbeiter, der als Facharbeiter tätig ist

2

-

Meister, Polier (gleichgültig ob Arbeiter oder Angestellter)

3

-

Angestellter (aber nicht Meister im Angestelltenverhältnis)

4

-

(z.Z. frei, bitte diese Schlüsselzahlen nicht benutzen)

5/6

-

Heimarbeiter/Hausgewerbetreibender

7

-

Teilzeitbeschäftigter Arbeitnehmer mit einer arbeitsvertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit von weniger als 15 Stunden

8

-

von 15 und mehr Stunden, jedoch nicht vollbeschäftigt

9

Ausbildung (5. Feld)

-

Volks-/Hauptschule, mittlere Reife oder gleichwertiger Abschluss: ohne abgeschlossene Berufsausbildung

1

-

mit abgeschlossener Berufsausbildung (abgeschlossene Lehr- oder Anlernausbildung, Abschluss einer Berufsfach-/Fachschule)

2

-

Abitur (Hochschulreife allgemein oder fachgebunden): ohne abgeschlossene Berufsausbildung

3

-

mit abgeschlossener Berufsausbildung (abgeschlossene Lehr- oder Anlernausbildung, Abschluss einer Berufsfach-/Fachschule)

4

-

Abschluss einer höheren Fachschule oder Fachhochschule

5

-

Hochschul-/Universitätsabschluss (einschl. des Abschlusses an Akademien mit Hochschulcharakter)

6

-

Ausbildung unbekannt, Angaben nicht möglich

7

Praxis-Beispiel

Josef Müller, Abiturient, Aufnahme einer Ausbildung:

Angaben zur Tätigkeit:

Petra Mario, Angestellte, Akademikerin: 46

Heike Meier, Arbeiterin, wöchentl. Arbeitszeit 14 Std, mittlere Reife, ohne Berufsausbildung: 81


Ende der Beschäftigung

Bei Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung haben Sie innerhalb von 6 Wochen den Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse abzumelden.

Unterbrechung der Beschäftigung

Wird die Beschäftigung ohne Fortzahlung des Arbeitsentgelts mindestens einen Kalendermonat unterbrochen, ohne dass die Mitgliedschaft in der Krankenversicherung davon berührt wird, haben Sie innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats der Unterbrechung eine Unterbrechungsmeldung zu erstatten.

Die Gründe für die Unterbrechung können vielfältig sein. Zum Meldetatbestand wird dieser Zeitraum dann, wenn Sie einen vollen Kalendermonat kein Arbeitsentgelt – und damit keinen Rentenversicherungsbeitrag – zahlen. Z.B. wenn Ihr(e) Arbeitnehmer(in)

  • arbeitsunfähig ist und Krankengeld bezieht oder
  • Mutterschaftsgeld erhält oder
  • sich im Erziehungsurlaub befindet oder
  • in Kur ist und Übergangsgeld vom Rentenversicherungsträger bekommt oder
  • Wehr- oder Zivildienst leistet oder
  • unbezahlten Urlaub bewilligt bekommen hat oder
  • streikt oder von Ihnen ausgesperrt wurde.

Wird nach Ablauf der Unterbrechung die Arbeit wieder aufgenommen, braucht keine Anmeldung vorgenommen zu werden.

Eine Unterbrechungsmeldung ist auch dann zu erstellen, wenn die Unterbrechung zwar keinen vollen Kalendermonat andauert, jedoch das Beschäftigungsverhältnis in dem auf die Unterbrechung folgenden Kalendermonat endet, ohne dass die Arbeit wieder aufgenommen wurde. In solchen Fällen sind der Krankenkasse eine Abmeldung (Grund der Abgabe 34) und eine Unterbrechungsmeldung (Grund der Abgabe 51) einzureichen.

Praxis-Beispiel

Der Arbeitnehmer Maier ist seit 1.1. arbeitsunfähig. Lohnfortzahlung vom Arbeitgeber erhält er bis zum 11.2. Ab 12.2 wird ihm Krankengeld bezahlt. Das Ende der Beschäftigung ist am 15.3. Sie haben eine Unterbrechungsmeldung für 1.1.–11.2. zu erstellen und eine Abmeldung für 12.2.–15.3.

Bei der Unterbrechungsmeldung ist als " Grund der Abgabe" eine " 51" einzutragen, bei der Abmeldung zum 15.3. als Abgabegrund eine " 30" .

 

Dieser Meldetatbestand gilt auch für geringfügig entlohnte Beschäftigte. Bei Unterbrechung aller Entgeltzahlungen von länger als einem Monat (z.B. unbezahlter Urlaub oder im Falle der Arbeitsunfähigkeit nach einem Monat nach Ablauf der Entgeltfortzahlung) ist eine Abmeldung mit Abgabedatum " 34" ( § 7 Abs. 3 SGB IV findet auch auf geringfügig Beschäftigte Anwendung) bzw. bei Bezug von Verletztengeld, Übergangsgeld oder Versorgungskrankengeld eine Unterbrechungsmeldung mit Abgabegrund " 51" zu erstatten. Für kurzfristig Beschäftigte ist keine Unterbrechungsmeldung zu erstatten.

Ende des Kalenderjahres

Bis zum 15.4. eines Jahres haben Sie jeden am 31.12. des Vorjahres versicherungspflichtigen Beschäftigten der zuständigen Krankenkasse zu melden. In der Jahresmeldung sind die für das betreffende Kalenderjahr noch nicht gemeldete Beschäftigungszeit bis zum 31.12., das in diesem Zeitraum erzielte Bruttoarbeitsentgelt und als " Grund der Abgabe" eine " 50" anzugeben. War vor dem 31.12. eine Unterbrechungsmeldung zu erstellen und dauert der Unterbrechungstatbestand immer noch an, ist keine Jahresmeldung zu erstellen.

Dieser Meldetatbestand gilt auch für geringfügig entlohnte Beschäftigte. Als " Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt" wird das Entgelt eingetragen, von dem Pauschalbeiträge entrichtet wurden.

Praxis-Beispiel

Herr Müller ist seit dem 15.Juli arbeitsunfähig und erhält seit diesem Tag Krankengeld. Als Unterbrechungsmeldung war der Zeitraum vom 1.1. bis 14.7. gemeldet worden. Ist Herr Müller am 31.12. immer noch arbeitsunfähig, ist keine Jahresmeldung zu erstellen.

Änderung im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis

Die Beitragsgruppe Ihres Arbeitnehmers kann sich durch den Wegfall oder Hinzutritt von Versicherungspflicht in den einzelnen Versicherungszweigen ändern, z.B. durch die Erhöhung des Bruttolohns, durch Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit, durch Zubilligung einer Rente oder durch Vollendung des 65.Lebensjahres. Auch der Wechsel vom Arbeiter zum Angestellten (oder umgekehrt) hat eine Änderung der Beitragsgruppe zur Folge.

Der Wechsel der Krankenkasse (z.B. wegen Übertritt von oder zur Ersatzkasse) ist ebenfalls ein Meldetatbestand. Diese Ummeldungen werden vorgenommen, indem eine Abmeldung mit dem entsprechenden " Grund der Abgabe" und eine Anmeldung mit " Grund der Abgabe" 11, 12 oder 13 erstellt werden. Erfolgt der Kassen- bzw. Beitragsgruppenwechsel zum Jahresbeginn, erübrigt sich die Jahresmeldung.

Praxis-Beispiel

Wegen einer Gehaltserhöhung ist Herr Müller seit dem 1.1.02 krankenversicherungsfrei. Als Meldung sind zu erstellen:

Abmeldung, Beitragsgruppe:

1211

Zeitraum:

1.1.–31.12.01

Grund der Abgabe:

32

Anmeldung zum

1.1.02

Grund der Abgabe:

12

Beitragsgruppe:

0211


Ein Meldetatbestand liegt auch dann vor, wenn ein Auszubildender Ihrer Firma die Abschlussprüfung besteht und weiterhin von Ihnen beschäftigt wird – obwohl sich die Beitragsgruppe oder Krankenkasse nicht ändert. Dies hängt mit der unterschiedlichen Bewertung von Beschäftigungs- und Ausbildungszeiten bei der Rentenberechnung zusammen. Sofern das Berufsausbildungsverhältnis im Laufe eines Kalendermonats endet, kann anstelle einer taggenauen Meldung als Ende der Berufsausbildung der letzte Tag des Monats, in dem die Berufsausbildung geendet hat, und als Beginn der Beschäftigung der Anfang des Folgemonats gemeldet werden. In diesen Fällen muss in der Abmeldung das bis zum letzten Tag des Monats erzielte Arbeitsentgelt angegeben werden. Im umgekehrten Fall, also der Übernahme von Beschäftigten in ein Ausbildungsverhältnis, ist ebenso zu verfahren.

Praxis-Beispiel

Am 15.Juli besteht Dieter Delze die Abschlussprüfung. Als Meldung sind zu erstellen:

Abmeldung, " Grund der Abgabe" 32,

Zeitraum: 1.1.–31.7.

Anmeldung zum 1.8., " Grund der Abgabe" 12


Der Wechsel von einer versicherungsfreien geringfügig entlohnte Beschäftigung zu einer versicherungspflichtigen Beschäftigung oder umgekehrt beim selben Arbeitgeber ist mit den Abgabegründen " 32" und " 12" (Beitragsgruppenwechsel) zu melden.

Zahlung von Einmalzahlungen

Einmalzahlungen (Sonderzuwendungen, die nicht dem laufenden Arbeitsentgelt zuzurechnen sind, wie z.B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld, Gewinnbeteiligungen etc.) sind grundsätzlich – soweit sie der Beitragspflicht unterliegen – zusammen mit dem laufenden Arbeitsentgelt in einer Summe mit der nächsten abzugebenden Meldung (Abmeldung, Unterbrechungsmeldung, Jahresmeldung) zu melden.

Erfolgt im Kalenderjahr der Auszahlung der Einmalzahlung keine Meldung mehr (z.B. weil die Unterbrechungsmeldung bereits erstattet wurde und der Beschäftigte weiterhin über den Jahreswechsel hinaus arbeitsunfähig ist), ist die Sonderzuwendung durch die Korrektur der letzten Meldung mit Arbeitsentgelt (Änderungsmeldung) nachzuweisen. Als Alternative ist auch eine Sondermeldung zulässig. Auf dem Meldevordruck tragen Sie den Monat der Zuordnung (Auszahlung), die beitragspflichtige Sonderzuwendung und als " Grund der Abgabe" " 54" ein.

Praxis-Beispiel

Dieter Delze bezieht seit dem 20.Juli Krankengeld. Eine Unterbrechungsmeldung für den Zeitraum 1.1.–19.7., Bruttoarbeitsentgelt 5.000 EUR wurde erstellt. Im Dezember erhält Herr Delze von Ihnen 1.000 EUR Weihnachtsgeld, das in voller Höhe der Beitragspflicht unterliegt. Es ist folgende Änderungsmeldung zu erstellen:

" Es wurden zuletzt gemeldet" :

1.1.–19.7., 5.000 EUR,

" Grund der Abgabe" 51

" Es waren zu melden" :

1.1.–19.7., 6.000 EUR,

" Grund der Abgabe" 51.

Als Alternative zur Änderungsmeldung wäre folgende Sondermeldung zulässig:

Zeitraum 1.12.–31.12., 1.000 EUR,

" Grund der Abgabe" 54.


Praxis-Tipp

Bevorzugen Sie die Sondermeldungen, da hier der Meldezeitraum und der Monat der Auszahlung der Einmalzahlung identisch ist. So ist es für Sie und den Beitragsprüfer der Rentenversicherungsträger schneller erkennbar, ob Sie beitragspflichtige Sonderzuwendungen gemeldet haben. Außerdem ist bei einem Beitragsgruppenwechsel zwischen dem Zeitraum der letzten Meldung mit Arbeitsentgelt und des Auszahlungs- bzw. Zuordnungsmonats der Einmalzahlung (z.B. durch eine Rentenzubilligung) die Änderungsmeldung sowieso nicht mehr einsetzbar.

Überlassung von Leiharbeitnehmern

Für die kurzfristige Behebung von Personalmangel bieten gewerbsmäßige Zeitarbeit-Unternehmen (= Verleiher) die Dienste von Leiharbeitnehmern an. Sollten solche Leiharbeitnehmer für Sie arbeiten (erlaubt sind nach dem AÜG Zeiträume bis zu zwölf Monate), werden Sie zwar nicht Arbeitgeber dieser Arbeitskräfte. Als Entleiher haben Sie jedoch die Kontrollmeldung nach § 28a Abs.4 SGB IV zu erstellen, und zwar innerhalb von zwei Wochen. Die Meldung erhält die Krankenkasse, bei der der Leiharbeitnehmer versichert ist. Sollte er (ausnahmsweise) nicht gesetzlich krankenversichert sein, senden Sie die Meldung an die Krankenkasse, bei der der Versicherte zuletzt versichert war. War der Versicherte vorher nicht gesetzlich versichert, können Sie die Meldung an eine Krankenkasse schicken, die wählbar wäre. Die Erstschrift und die erste Durchschrift sind für die Krankenkasse bestimmt. Die zweite Durchschrift ist von Ihnen drei Jahre aufzubewahren.

Maschinelles Meldeverfahren

Läuft Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung über eine EDV-Anlage, sollten Sie überprüfen, ob nicht das maschinelle Meldeverfahren für Sie Einsparungen bringt.

Fundstellen:

§ 95 SGB IV , § 107 SGB IV

§ 198 SGB V

§ 190 SGB VI

§ 28a SGB IV

 

 

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Stand: Januar 2012